某组织的企管部负责管理组织所有文件,审核员在企管部发现,文件管理部提供的“外来文件清单”上所列的文件有5份作废版本的文件,由于文件管理人员不知道哪些文件应发放到哪些部门和人员使用,因此,只要其他部门的人来要,文件管理人员就复印一份给他们,也没有相应的发放记录,审核员到技术部和生产部审核时,发现这两个部门都存在作废文件和有效文件混用的情况。